Làm gì để vượt rào cản “ngại thay đổi” khi chuyển đổi số?

Trong quá trình chuyển đổi số, việc đổi sang quy trình làm việc mới khiến nhiều nhân viên gặp không ít trở ngại, vậy đâu là giải pháp khắc phục?

Tracey Trang Đỗ hiện đang là Giám đốc Nhân sự Shopee Việt Nam. Chị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề nhân sự, chủ yếu ở lĩnh vực công nghệ và tư vấn quản lý. Trước đó, chị đã có 6 năm làm việc tại một công ty tư vấn quản lý, dẫn đầu các hoạt động tuyển dụng ở Châu Á -Thái Bình Dương và Châu Phi. 

Trong tập mới nhất của People Matter, chị Tracey Trang Đỗ đề cập đến rào cản tâm lý ngại thay đổi của nhân viên trong quá trình chuyển đổi số và các giải pháp mà Shopee đã từng thực hiện.

Tinh thần thích nghi với sự thay đổi 

Bất kỳ nhân viên nào khi đã làm việc với một quy trình quen thuộc và không gặp phải vấn đề gì, họ sẽ không muốn thay đổi sang một quy trình mới. Bên cạnh đó, khi một hệ thống mới được đưa vào áp dụng sẽ luôn có lỗi và cần thời gian để hoàn thiện. Chính hai lý do này tạo ra sự phản kháng tâm lý trong nhân viên khiến giai đoạn đầu của chuyển giao là giai đoạn tốn thời gian nhất. Chị Tracey Trang Đỗ chia sẻ: “Nếu ta không đầu tư thời gian và không chịu vượt qua rào cản của giai đoạn chuyển giao thì sẽ không thể chạm đến một ngày mọi người làm việc trơn tru với hệ thống mới”.

Sự thay đổi sẽ luôn luôn xảy ra, đặc biệt công ty càng phát triển nhanh thì sự thay đổi càng nhiều, vì vậy đòi hỏi nhân viên phải chuẩn bị tinh thần sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi.

Khi ứng dụng công nghệ trong vận hành, người làm nhân sự phải hòa hợp giữa một bên đã quen và làm tốt quy trình có sẵn và một bên hệ thống mới chưa hoàn hảo

Người sếp phải làm gương để dẫn dắt sự thay đổi

6 năm trước, khi Shopee chuyển đổi hình thức trao đổi công việc từ ứng dụng chat trung lập sang ứng dụng chat nội bộ đã tốn khá nhiều thời gian. Bởi vì ngoài làm việc với nhân viên công ty, các bạn còn phải làm việc với đối tác bên ngoài mà người ngoài thì không thể sử dụng ứng dụng chat nội bộ. Điều đó khiến nhân viên liên tục sử dụng qua lại giữa các ứng dụng chat với nhau. Để giải quyết vấn đề này, Shopee đã dùng hình thức cứng rắn là nếu nhân viên nào vẫn tiếp tục trao đổi công việc bằng ứng dụng chat bên ngoài thì sẽ không trả lời. Hình thức này được áp dụng từ cấp trên xuống cấp dưới và bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo. Dần dần mọi người chuyển sang ứng dụng chat nội bộ và cùng lúc đó ứng dụng cũng được hoàn thiện tốt hơn. Đây là ví dụ cho thấy để bất kỳ sự chuyển hóa nào diễn ra trong tổ chức thì phải bắt đầu từ đội ngũ lãnh đạo, họ phải làm gương để dẫn dắt sự thay đổi.

Thử nghiệm sự thay đổi ở một quy mô nhỏ

Trong quá trình chuyển đổi số, nếu có những thay đổi quá lớn và cần nhiều thời gian để thực hiện thì nên thử nghiệm ở một quy mô nhỏ trước khi mang ra áp dụng trên diện rộng. Trong trường hợp như Shopee, hoạt động ở nhiều môi trường, nhiều quốc gia khác nhau thì có thể chọn một hoặc là hai nước để thử nghiệm trước khi áp dụng cho các nước khác. Về tính chất công việc, mỗi phòng ban sẽ có những điểm khác nhau nhưng hãy tìm ra điểm chung nhất và thử nghiệm sự thay đổi với số lượng nhân viên nhỏ hoặc team nhỏ trước khi thực hiện đại trà. 

Ngoài những giải pháp giúp vượt qua rào cản trong quá trình chuyển giao, chị Tracey Trang Đỗ còn chia sẻ nhiều góc nhìn về chuyển đổi số trong ngành Nhân sự ở chương trình People Matter tập 5. Mời các bạn theo dõi tại đây.